12 consejos para gestionar tu tiempo y ganar eficiencia en el trabajo

El tiempo es el bien más preciado y escaso para un gran número de freelancers y profesionales que ejercen su actividad en el entorno online. Aprende a optimizar tu tiempo y gestionar tus tareas de forma eficiente, ¡no hay un segundo que perder! 🙂

«No tengo tiempo para nada…», «¡Le faltan horas al día!», «El trabajo no me cunde». ¿Estás familiarizado con expresiones de este tipo? ¿Te sientes identificado con ellas? Entonces, quizá estés en la misma situación que muchos trabajadores por cuenta propia y profesionales vinculados al mundo online. Y es que la falta de tiempo es el gran problema al que nos enfrentamos, especialmente, en sectores relacionados con la tecnología.

Las oportunidades de negocio que ofrece Internet, el desarrollo de tecnologías que permiten la virtualización de puestos de trabajo, el BYOD (Bring Your Own Device) o las plataformas crowdsourcing de servicios profesionales están transformando la forma de trabajar de muchas personas, que pueden desarrollar su actividad profesional desde sus propias casas, con una mayor libertad y flexibilidad de horarios. La cuestión es cómo organizarse para ser eficientes, rendir en el trabajo y compatibilizar la vida privada con la actividad profesional.

Pero el problema no afecta solo a los freelancers, sino también a muchos empleados por cuenta ajena que desarrollan actividades relacionadas con la tecnología o a través de Internet. ¡Y es que la Red está repleta de distracciones!

Hoy os traigo algunos consejos para organizar tareas, dinamizar procesos y, en definitiva, optimizar el tiempo de trabajo al máximo para alcanzar la mayor productividad posible. No lo olvides: el tiempo es oro.

#1.  Crea un ambiente de trabajo adecuado

Si a la mínima de cambio interrumpes tu actividad para buscar los posits, la grapadora o los folios, ¡estás perdido! Organiza tu espacio y tus herramientas de trabajo.

Debes crear ciertas condiciones para que tu jornada transcurra con las menores distracciones posibles. Esto puede resultar complejo para los profesionales que trabajan en una oficina. De hecho, el 95% desearía un espacio más íntimo para desempeñar su labor. Pero también lo es para quienes trabajan desde casa, dado que a menudo es imposible destinar una habitación exclusivamente para el trabajo. En cualquier caso, debes buscar tu espacio y acondicionarlo.

Procura trabajar con el máximo confort posible (¡y no me refiero a hacerlo desde el sofá!). Una silla rígida o una pantalla demasiado pequeña pueden provocar fatiga y arruinar tu rutina y ritmo de trabajo.

Equipos de escritorio, tablets, smartphones… es mejor que el equipamiento tecnológico sea de uso exclusivo para el trabajo. Evitarás todo tipo de problemas (virus, bajo rendimiento, distracciones de todo tipo…).

#2. Planifica tus tareas con antelación

La planificación es muy importante. En todo negocio, o proyecto, improvisar el es último recurso. No me malinterpretes: aunque sea el último, es un recurso fundamental 🙂

Improvisar no es abandonarse a la espontaneidad o realizar acciones erráticas. Improvisar es reprogramar tareas, y ello implica que debes seguir un plan claro, detallado, aunque flexible.

Planifica tus tareas con suficiente antelación (una semana como mínimo).

Puedes echar mano de la clásica agenda o emplear herramientas como Google Calendar, Any.DO… ¡Hay muchas soluciones en el mercado!

#3. ¡Prioriza!

No intentes hacerlo todo. Es inútil…

Te agobias, te estresas y tu rendimiento cae en picado.

Al final, no solo te ha sido imposible abarcar todas las tareas, como era predecible, sino que has ejecutado menos labores de las que eres capaz.

En lugar de ello, ¿por qué no estableces prioridades?

Lo normal es que no todas las tareas, proyectos o encargos sean urgentes. Algunos son más importantes que otros, ¡céntrate en ellos primero!

#4. Empieza el día fijándo tus metas

Esto forma parte de la planificación.

Levántate de la cama, tómate el café y trata de responde a esta pregunta: «¿Hasta dónde quiero llegar hoy?».

Ya has previsto las tareas para la semana (quincena o mes), y las has documentado en tu agenda. También has priorizado las más importantes. Solo queda organizar tu día.

Puedes usar herramientas como Evernote, donde puedes crear listas de verificación y alertas para tus tareas diarias o Todoist, que te ayuda a planificar el día e incluso te ofrece informes de productividad y te permite realizar un seguimiento en períodos de tiempo determinados. También puedes, simplemente, ponerlos por escrito en tu whiteboard, tu panel de corcho o tu cuaderno de notas. ¡Tú eliges!

Lo importante es que dediques unos minutos a fijar los objetivos de tu jornada laboral.

#5. ¡Sé realista!

La ambición es buena y necesaria. Es lo que te permitirá alcanzar el éxito profesional. Siempre y cuando vaya acompañada de una buena dosis de realismo.

Sé sincero contigo mismo respecto al tiempo que tardas en finalizar cada tarea.

#6. Divide en partes las tareas más laboriosas

Puede que ciertas actividades de tu trabajo sean tan laboriosas que exijan dedicación exclusiva durante uno o incluso más días. Si te centras en ellas, abandonas otras que también requieren tu atención. ¡Por no hablar del estrés que sientes al acumularse un gran volumen de trabajo por gestionar!

Hay otra forma más fácil de economizar esfuerzos: dividiendo en bloques o porciones más pequeñas las labores más complejas.

Así, una tarea que requiere dedicar, por ejemplo, dos jornadas de 8 horas en exclusiva, puedes dividirla en cuatro bloques de 4 horas. Tardarás dos días más en finalizarla, pero eso no tiene por qué ser un problema si lo tenías todo programado de antemano. Por el contrario, podrás atender otras obligaciones propias de tu trabajo durante esos cuatro días y evitarás el agobio de contemplar con impotencia cómo se te acumulan las labores pendientes.

#7. Perfecciona tu metodología de trabajo

Y para organizar tu tiempo de forma realista, como aconsejábamos en el punto 5, nada mejor que tomar consciencia de las distracciones.

Anota de forma periódica (cada 30 min., una hora, etc.), qué has estado haciendo. ¡No te autoengañes! ¿Has interrumpido el trabajo para compartir algo en Twitter? ¡Anótalo!

Puedes hacer esta evaluación de tu método de trabajo durante una o dos semanas. Te ayudará a ser más consciente de tus rutinas, conocer las horas de máximo y mínimo rendimiento, localizar los factores que te roban tu preciado tiempo y corregirlos para ser más eficiente y productivo.

#8. ¡No consultes tu correo a todas horas!

La bandeja de entrada de tu correo… ¡puede esperar! Consultar nuestra cuenta de e-mail, o nuestros perfiles sociales es algo que solemos hacer compulsivamente, y que a lo largo del día nos resta más tiempo del que solemos pensar.

Según Gloria Mark, experta en informática, cada 11 minutos somos interrumpidos mediante nuestros smartphones, correos electrónicos, etc. El cerebro puede volverse adicto a estos estímulos y buscar esas recompensas constantemente.

Por muy urgente que sea un correo, normalmente puede esperar un par de horas antes de que lo respondas sin que tenga consecuencias graves.

Consulta tus correos, o tus menciones en las redes sociales de forma periódica. Reserva huecos en tu agenda para ello (por ejemplo, cada 3 ó 4 horas). Puedes elegir los momentos del día en que tu rendimiento es más bajo para economizar tu energía.

#9. Recupera «la hora tonta»

Sí, ya sabes. Esa hora (como mínimo) que se te pasa en reuniones improvisadas, atendiendo llamadas telefónicas o coordinándote con compañeros, colaboradores, etc.

Si tienes la libertad de horarios, ten en cuenta que esa hora la debes recuperar, de modo que deberías plantearte incluir en tu planificación diaria.

#10. Trabaja la concentración

Hoy en día se sobrevalora el trabajo en modo multitask («multitarea»). Hacer varias cosas al mismo tiempo es algo que, si bien debemos hacer habitualmente, no es la mejor estrategia para ser eficiente en el trabajo.

Cuando consigues centrar toda tu atención en lo que estás haciendo el tiempo vuela y te olvidas de todo lo demás. Por el contrario, dividir la atención en diversas labores de forma simultanea e interrumpir constantemente la concentración hace que tu trabajo se convierta en algo tedioso… Cumplir con tu jornada se vuelve un esfuerzo descomunal o incluso desagradable.

Céntrate en tu objetivo. ¡Concéntrate! 🙂

#11. Delega para crecer

Asúmelo; no puedes hacerlo todo tú solo. Es un hecho. Si ahora puedes, a medida que amplíes tu negocio o tu cartera de clientes, asciendas o te conviertas en una pieza imprescindible de la empresa, tus tareas aumentarán más y más…

Debes aprender a delegar para poder crecer y desarrollarte profesionalmente. 

¡No seas tan perfeccionista! Que no lo hagas tú mismo no significa que vaya a salir mal. Cerciórate de que delegas las funciones o tareas idóneas en los profesionales adecuados. Trabaja la comunicación, asegúrate de que tus empleados o colaboradores han entendido qué necesitas de ellos y saben cómo tienen que hacer las cosas.

#12. ¡Descansa!

Los problemas de concentración y de bajo rendimiento se deben, en gran medida, al estrés y la falta de descanso.

Trabajar más horas no implica necesariamente un incremento proporcional en la productividad. De hecho, el estrés reduce en más de un 60% el rendimiento y la atención en el trabajo. El problema de muchos emprendedores, freelancers y trabajadores asalariados es su incapacidad para desconectar.

Por eso es de vital importancia que pongas una hora límite para dejar el trabajo y descansar. Salir a pasear, hacer ejercicio físico y dormir las suficientes horas aumentará tu eficacia.

Descansar es la única tarea que no puedes delegar 🙂

Y hasta aquí llegamos con los consejos de hoy.

Si conoces otros trucos para gestionar el tiempo y aumentar la productividad, no te cortes. ¡Deja tu comentario!

Y si te han parecido útiles las recomendaciones de hoy, ¡comparte! 😉